Наши решения помогают

Методология внедрения ориентирована на командную работу функциональных и ИТ-специалистов. Внедрение типового решения Проверка развертывания необходимых компонент : Обучающие консультации всех пользователей системы. В организации есть администратор, к которому можно обратиться за разъяснениями по функционалу системы. Если в организации применяются типовые схемы документооборота например, работа с входящими и исходящими документами , а сотрудники являются опытными пользователи офисных программ , то проект внедрения завершен. В случае необходимости проведения доработок переходим ко второму этапу внедрения. Составление проектной документации и технического задания Анализ текущего состояния потребностей Заказчика, составление перечня требующих адаптации бизнес-процессов. Составление технического задания на адаптацию программного обеспечения ТЗ. Настройка системы управления документами и задачами может проводится специалистами ИТ-департамента Заказчика или партнером . В любом случае, анализ потребностей и готовое техническое задание позволяет осознать дальнейшие перспективы проекта и соотнести их с имеющимися возможностями.

Внедрение электронного документооборота: опыт холдинговой компании

Скачать презентацию Выбор системы электронного документооборота Эта статья для наших потенциальных клиентов, написана она в первую очередь для того, чтобы помочь нашим уважаемым заказчикам сделать правильный и обоснованный выбор СЭД. Во-первых, хочется оговориться, что здесь не будут рассмотрены такие обычные функции, присущие практически всем СЭД, как хранение файлов, версионность, и пр. Это сделано намеренно, и это связано с тем, что все системы электронного документооборота, что присутствуют на данный момент на рынке, обладают всем необходимым для этого функционалом.

Ну а если и не обладают, то в ближайшие полгода станут обладать. Рынок таких систем вступает в фазу насыщения, и система, не оснащенная достаточным арсеналом, чтобы присутствовать в таблицах сравнения систем электронного документооборота, не имеет шансов. Такие таблицы вы можете найти на сайтах производителей систем электронного документооборота.

Внедрение системы электронного документооборота — СЭД ТЕЗИС. бизнес-процессов совместно с ключевыми пользователями системы на.

В эпоху глобальной интернетизации нужно идти в ногу со временем. При этом необходимо чувствовать себя безопасно. На пути электронного документооборота, его внедрения в Украине, Вы фактически являетесь первопроходцем и в этом сегменте работаете 12 лет, правда? Иногда в компанию нужно было специально покупать компьютер для целей внедрения электронного документооборота.

Доступность и качество интернета в начале годов ещё был проблемой, хотя сейчас в это трудно поверить. Но давайте все-таки остановимся на сегодняшнем дне и на днях грядущих. Многие наверняка слышали о таком понятии как электронный документооборот, но, что это такое на самом деле мало кто понимает. Постараюсь легко и доступно объяснить, как это происходит на практике: Я являюсь продавцом, а мой партнер является покупателем.

Моя внутренняя учетная система может выгрузить заказ в форме квадрата. А мой покупатель может принять этот заказ только в форме треугольника или ромба. Я не могу настроить форматы под каждого партнера. Особенно если это касается торговли:

Автоматизация управления проектами Как внедрить СЭД? Это надежный продукт с удобным интерфейсом и понятными бизнес-процессами для всех сотрудников предприятия, независимо от должности и уровня подготовки. Мы завершили более проектов, среди которых 35 для крупных корпоративных клиентов со сложной системой документооборота. Наши специалисты разработают и воплотят индивидуальный план внедрения СЭД для вашей компании или помогут вам пройти отдельные этапы автоматизации.

Узнать стоимость внедрения Преимущества системы электронного документооборота Быстро и надежно Обменивайтесь электронными документами с коллегами и другими компаниями. Благодаря электронным подписям даже юридические документы будут в полной безопасности, а удобные фильтры помогут найти нужную бумагу в несколько кликов.

Эффекты от автоматизации документооборота и бизнес-процессов с информации по состоянию электронного документооборота компании.

Повышение качества работы с информацией за счет: Увеличение эффективности работы компании за счет: Ожидания преимуществ от внедрения СЭД По результатам исследования , при внедрении системы электронного документооборота организации ожидают получить следующие преимущества: по данным опроса Таким образом, преимущества автоматизации документооборота — не только в ежедневном, но и долговременном эффекте от использования СЭД.

Вы получаете удобный инструмент для организации работы руководителей, их помощников и советников, специалистов исполнителей , служб документационного обеспечения, -специалистов. Ключевыми преимуществами использования СЭД станут оптимизация бизнес-процессов, совершенствование системы управления организацией и общее повышение качества деятельности компании. Из этих преимуществ следует эффективность работы всей организации:

Организация электронного документооборота

Понимание организации и ее среды. Управление документацией, информацией, различного рода данными и записями, является одним из сложных процессов в работе организации. Электронные системы документооборота дают возможность автоматизировать этот процесс. Автоматизация процесса документооборота помогает организации значительно повысить скорость работы, сократить потери, связанные с информационным обменом, и повысить качество системы управления в целом.

Обеспечение постоянного контроля над бизнес-процессами компании; Одной из важных функций системы электронного документооборота является.

СЭД - внедрение системы электронного документооборота Автор ы: Елена Варганич Оправданно ли внедрение СЭД систем электронного документооборота в кризис, и каким компаниям стоит начать его в первую очередь? Сегодня желание максимально снизить операционные да и вообще, любые расходы бизнеса — не редкость. Эксперты единодушны в том, что одним из путей экономии является налаживание прозрачного, быстрого и эффективного документооборота в компании.

Образцовая СЭД Развитие бизнеса характеризуется постоянным ростом объема информации и документооборота, организацией новых филиалов и возникновением территориально распределенных организационных структур. Управление всем этим требует надлежащего уровня развития в компании информационных технологий, оптимизирующих бизнес-процессы, автоматизирующих документооборот. Электронный документооборот как ключ к повышению эффективности бизнеса Внедрение СЭД , сегодня становится все более актуальным, призваны создавать единое информационное пространство организации и обеспечивать централизованный доступ к корпоративной информации.

Система электронного документооборота представляет собой программный продукт для автоматизации всего жизненного цикла документа, начиная от его создания или получения до исполнения или отправки в архив.

Обзор: системы электронного документооборота

Данная статья адресована в первую очередь сотрудникам организаций, которые уже приняли решение о внедрении у себя системы и которым нужно ясно представлять, с какими проблемами им предстоит столкнуться, независимо от того, будут они внедрять систему документооборота сами или сотрудничать с какой-либо консультационной или внедренческой компанией.

Вряд ли при общении с этой компанией зайдет речь сразу обо всем спектре проблем: Такая постановка вопроса сразу выявляет одну из основных проблем внедрения: Консерватизм персонала обычно обусловлен нежеланием обучаться и переобучаться, а также, возможно, низкой образованностью. Эта проблема может завести в тупик весь процесс внедрения. В особенности это касается организаций, в которых сама кадровая политика очень консервативна и никто, даже руководитель, не свободен в перемещении или обновлении кадров.

Понятие электронного документооборота, виды систем, Электронный документооборот как способ оптимизации бизнес- . Составление смет, графиков, списка необходимых ресурсов и общего плана работ.

Регистрационный номер в СЭД формируется автоматически при помощи специальных настроек нумераторов для различных видов документов. О настройках нумераторов написано ниже. На данном этапе нужно определить перечень типов документов, которые участвуют в документообороте. Необходимо было также принять решение о том, какая часть бумажного документооборота будет автоматизирована. Так, после внедрения СЭД было запланировано прекратить передачу на исполнение бумажных копий документов с резолюциями руководителей после создания карты поручения, поля которой заполняются в соответствии с резолюцией, написанной руководителем на бумажном документе, скан документа передается работником службы ДОУ исполнителю по электронной почте, интегрированной с СЭД.

В то время как документы, требующие подписи, передаются в бумажном виде, при этом в регистрационной карте документа делается соответствующая отметка. Некоторые документы например, заявки на создание рабочего места, заявки на выдачу канцтоваров планировалось полностью автоматизировать: В соответствии с этой категоризацией в СЭД создана система папок рис. Далее необходимо определить группы доступа к работе с документами, сформировать требования к ролевой структуре СЭД. Уполномоченные работники службы ДОУ могут быть не только делопроизводителями, но и ответственными за заполнение справочников.

Затем необходимо осуществить административные настройки 1С Документооборот и заполнить справочник пользователей рис. При заполнении карточки пользователя указывается Ф. В зависимости от должности пользователи имеют разный уровень доступа к документам, размещенным в СЭД. Так, линейный сотрудник имеет доступ на чтение к документам, которые он создавал, или к документам, направленным ему на исполнение.

Внедрение и консалтинг

Внедрение и развитие систем электронного документооборота: Александр Селютин, Ольга Селютина Авторы статьи собрали и препарировали как можно больше затруднений и заблуждений, с которыми сталкиваются в организациях при внедрении систем электронного документооборота СЭД. Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Система Электронного Документооборота для Express Bank в ведущий банк, оказывающего услуги бизнес-кругам и населению, имеющего широкую сеть решения согласно требованиям заказчика и составление плана работ.

Общественная некоммерческая организация Отрасль: Государственный сектор Внедрение, осуществленное АстроСофт, позволило автоматизировать документооборот организации и сделать его более прозрачным. Сократилось время на проведение специализированных расследований, уменьшилось количество случаев нарушения регламентных сроков проведения различных этапов. Появилась возможность оперативно контролировать выполнение планов, проектов и программ, собирать данные по результатам выполнения планов и контролировать выполнение сотрудниками поставленных поручений.

Ситуация Для планирования совместной деятельности и принятия решений организация занимается сбором различных материалов, статических данных в разных областях управления стран-участниц, а также мониторингом выполнения принятых решений и оценкой их эффективности. Организация имеет разветвленную структуру подразделений из четырех уровней подчиненности, в ее состав входит более 80 структурных единиц, численность сотрудников более человек. Разветвленная структура организации осложняла коммуникации и организацию процессов внутри такой большой компании.

Случались ошибки дублирования информации, потеря данных, много времени тратилось на сбор информации, мониторинг и контроль процессов. Требовалось автоматизировать документооборот основных процессов планирования деятельности подразделений и проведения расследований. С определённой периодичностью планы создавались в каждом подразделении в своих шаблонах и на определённых бланках, причем каждый план каждого подразделения сопровождался служебной запиской.

Эти планы объединялись в единый сводный план на специальном бланке, который, в свою очередь, направлялся на согласование обратно в подразделения и сопровождался служебными записками. Сведения о фактическом выполнении планов отдельно запрашивались у подразделений, которые в ручном режиме формировали отчеты о выполнении. Все это занимало значительное время.

Особенности внедрения электронного документооборота

Систем электронного документооборота может быть столько же, сколько существует видов деятельности. При необходимости можно автоматизировать любой частный документооборот. Функции и эффективность ЭДО Набор необходимых функций ЭДО определяется задачами, стоящими перед автоматизацией документооборота в компании. Базовые функции ЭДО могут быть следующими: Эффективность использования электронного документооборота в организациях оценивается количественно и качественно.

СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА Современная система управление бизнес-процессами и документооборотом - ваше конкурентное преимущество! . Задачи, планы, документы, календари, поиск и т.д.

На прикладном уровне система является полностью российской разработкой и не требует закупки лицензий на зарубежное программное обеспечение. Бизнес-логика совершенствовалась в ходе нескольких тысяч проектов и отражает российскую специфику в области управления документами и задачами. Функциональные возможности системы рассчитаны на автоматизацию следующих основных областей: Классическое делопроизводство и документационное обеспечение управления. Регистрация и обработка входящих, исходящих и внутренних документов, работа с резолюциями и поручениями, контроль исполнительской дисциплины.

В системе поддерживается полный цикл операций, включая подготовку проектов договоров, их многоэтапное согласование, учет и анализ потока контрактной документации. Автоматизируются все этапы процесса — от сбора и согласования заявок внутри организации до публикации результатов торгов на электронных торговых площадках. Комплексная автоматизация подготовки, проведения и контроля исполнения решений, принимаемых в ходе заседаний различных уровней — от рабочих групп до наблюдательных советов советов директоров.

Реализована возможность участия в подготовке заседаний и голосовании с помощью мобильных приложений системы. Управление неструктурированными и частично структурированными деловыми процессами. Широкий спектр деловых задач автоматизируется с помощью инструментов адаптивного кейс-менеджмента. Результатом внедрения электронного документооборота являются:

Система электронного документооборота ( СЭД )

По сравнению с традиционным подходом облачные вычисления позволяют управлять более крупными структурами и обслуживать различные группы пользователей в пределах одного облака. Модульный принцип построения систем. Базовая платформа — программное обеспечение класса . Использование технологии электронного документооборота как объединяющей основы информационных систем. Это придаст динамичности их бизнес-процессам и сэкономит деньги.

ELMA ECM+ больше, чем система электронного документооборота сквозные бизнес-процессы и избавляет дорогостоящих специалистов от рутины.

Оставить заявку Главная Одним из преимуществ системы электронного документооборота ТЕЗИС является высокая скорость внедрения и настройки СЭД, достигаемая благодаря технологическим преимуществам. Система обладает простым, интуитивно понятным интерфейсом, что способствует сокращению время адаптации сотрудников к новой системе. Во время внедрения системы электронного документооборота наша проектная команда тесно взаимодействует с системным администратором и ключевыми пользователями системы заказчика, что позволяет добиться максимальной эффективности.

Мы предлагаем Типовое или Проектное внедрения системы, состоящие из нескольких этапов: Типовое внедрение Установка системы на серверное оборудование заказчика Выезд на территорию заказчика или удаленное развертывание системы. Установка системы на подготовленное серверное оборудование. Передача инструкций пользователя и администратора. Обучение администратора и пользователей системы Обучение ключевых пользователей СЭД фокус-группы не более 10 человек проходит на территории и оборудовании заказчика.

Консультация в период опытной эксплуатации В период опытной эксплуатации наши специалисты осуществляют консультирование администратора системы документооборота по электронной почте и . При необходимости возможно проведение консультаций на территории заказчика. Продолжительность этапа опытной эксплуатации — до х рабочих дней 1 календарный месяц с момента установки системы и обучения пользователей системы.

Проектное внедрение Предпроектное обследование бизнес-процессов предприятия заказчика Проведение обследования бизнес-процессов совместно с ключевыми пользователями системы на территории заказчика. Результат обследования фиксируется и согласовывается с заказчиком. Разработка и согласование функционально спецификации На данном этапе наши специалисты разрабатывают функциональную спецификацию будущей системы документооборота, включающую в себя описание автоматизируемых бизнес-процессов, дизайн форм и требования к системе.

SX-Business: система электронного документооборота для бизнес-сектора